Classificatie: 3.31

Feiten en context

Volgend jaar gaat de werking van het cultureel ontmoetingscentrum aan het Brieleke van start. Het lokaal bestuur stelt hier verschillende ruimten aan diverse organisaties en particulieren ter beschikking. Daarom is een reglement nodig dat het gebruik van deze infrastructuur regelt voor de organisatie van activiteiten en evenementen.

Juridische gronden

Cultuurpactwet van 16 juli 1973.

Cultuurpactdecreet van 28 januari 1974. Het cultuurpactdecreet strekt ertoe de diverse

levensbeschouwelijke en ideologische strekkingen op een goede manier te betrekken bij het

uitwerken van het cultuurbeleid en om discriminatie omwille van een ideologische, politieke of filosofische overtuiging te verhinderen.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 40, §3, artikel 41, 23°, artikelen 286 t.e.m. 288 en artikel 330.

Adviezen

Het advies van de cultuurraad, uitgebracht in zitting van 9 november 2020.

Het advies van de sportraad, uitgebracht in zitting van 9 november 2020.

Het advies van de jeugdraad, uitgebracht in zitting van 16 november 2020.

Argumentatie

De opmerkingen van de adviesraden werden grotendeels verwerkt in het gebruikersregle- ment. De punten 2.6 ‘Horeca’ en 2.7 ‘Bijkomende diensten’ worden pas in een latere fase ingevuld. Deze modaliteiten moeten namelijk nog verder besproken en uitgewerkt worden.

Na het eerste werkingsjaar volgt nog een evaluatie en mogelijke bijsturing van dit gebruikersreglement.

Financiële weerslag

Geen

Besluit

Gebruiksreglement cultureel centrum
17 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Lise Poelemans, Jan Herthogs, Lode Stevens, Dirk Somers, Annemie Dierckx, Ann Gillis, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Peter Wouters, Rudy Roodhooft, Hilde Berckmans en Kelly Joris.
3 onthoudingen: Jef Vervaele-Breugelmans, Yve Staes en Ludo van der Velden.
 

Het gebruikersreglement van het cultureel ontmoetingscentrum als volgt goed te keuren:

Artikel 1

Lokaal Bestuur Wommelgem verhuurt ruimten in het cultureel ontmoetingscentrum (verder afgekort tot COC), gelegen aan Brieleke 16. Dit reglement regelt het gebruik van deze infrastructuur voor de organisatie van activiteiten en evenementen.

1. Algemeen

1.1 Infrastructuur en indeling

Het COC bestaat uit volgende infrastructuur:

•          polyvalente zaal met theatervloer en uitschuifbare tribune (413 m² met een bezettingscapaciteit van maximum 200 zitplaatsen in tribuneopstelling, 400 personen in banketopstelling (inclusief gebruik achter- en zijtoneel = 545 m²) en 1.500 personen staand),

•          foyer (201 m2) met bar (20 m2),

•          artiestenloge / vergaderzaal 1 of 2 (100 m2 volledig / 50 m2 met scheidingswand),

•          keuken (47 m²).

1.2 Openingsuren en sluitingsdagen

•          Het COC is, na aanvraag, beschikbaar voor gebruikers:

- tussen 08.00 uur ’s ochtends en 01.00 uur ‘s nachts op weekdagen (ma-do);

- tussen 08.00 uur ’s ochtends en 03.00 uur ’s nachts op weekenddagen (vr-zo).

•          Het lokaal bestuur legt jaarlijks de sluitingsdagen van het COC vast.

1.3 Categorieën van gebruikers

We hanteren verschillende categorieën van gebruikers.

1 De modaliteiten worden vastgesteld door de dienst vrije tijd. Hierin worden alle praktische schikkingen opgenomen, waaronder ook de periode dat de kunstwerken gehangen mogen worden. Indien de kunstenaar of het kunstgezelschap een vernissage, openingsreceptie of finissage aanbiedt, dient een huurprijs te worden betaald volgens de prijscategorie die van toepassing is.

2 Een publieksactiviteit is:

- een openbaar toegankelijke activiteit, gepromoot via UiT in Vlaanderen,

- van tijdelijke aard,

- doelbewust georganiseerd om een ruim publiek aan te trekken en niet enkel de leden van

  een vereniging.

2. Gebruik

2.1 Aanvragen

2.1.1 Formele verplichtingen

•          Aanvragen voor infrastructuur in het COC zijn mogelijk:

- via het online reservatiesysteem,

- via het vrijetijdsloket met het daartoe bestemde aanvraagformulier.

•          Het indienen van het formulier bevestigt de aanvaarding van dit gebruikersreglement, het bedrag van de huur en vergoedingen inbegrepen.

•          De reservatieaanvraag gebeurt door een meerderjarige en dit namens een wel- bepaalde organisatie of in eigen naam. Bij een aanvraag voor een (erkende) vereniging dient de aanvrager lid en/of gevolmachtigde te zijn van deze vereniging.

2.1.2 Procedure en termijnen

Indieningstermijnen

•          Het lokaal bestuur heeft het recht om de kalender van de ruimten in het COC bij voorrang te beheren voor de eigen programmatie en voor organisaties van het lokaal bestuur.

•          Tot eind maart van kalenderjaar X blokkeert de dienst vrije tijd de kalender van deze ruimten voor de eigen seizoensprogrammatie (periode 1 september van kalenderjaar X t.e.m. 31 augustus van kalenderjaar X + 1) en voor organisaties van het lokaal bestuur. Vanaf 1 april van kalenderjaar X worden de ruimten vrijgegeven voor gebruik door derden:

- Categorie B: vanaf 1 april van kalenderjaar X voor podiumactiviteiten

- Categorie B: vanaf 15 april van kalenderjaar X voor overige activiteiten

- Categorie C: vanaf 1 mei van kalenderjaar X

- Categorie D: vanaf 1 juni van kalenderjaar X

Aanvragen van deze categorieën voor het volgende seizoen zijn mogelijk voor activiteiten t.e.m. 31 augustus van kalenderjaar X + 1.

•          Podiumactiviteiten (theater-, muziek-, film- en dansvoorstellingen) hebben steeds voorrang op andere activiteiten.

•          Minimum 1 maand voor de geplande activiteit dient de aanvraag ingediend te zijn bij de dienst vrije tijd van Lokaal Bestuur Wommelgem. Eventuele latere aanvragen kunnen alsnog worden toegekend indien de ruimte nog vrij is en dit organisatorisch geen problemen oplevert.

Optietermijn

Een optie is een reservatie onder voorbehoud. De duur ervan bedraagt maximum 1 week.

Behandeltermijnen

•          Aanvragen tot reservaties worden behandeld in volgorde van ontvangst.

•          Binnen 14 kalenderdagen krijgt de aanvrager een antwoord op zijn aanvraag.

•          Vanaf het moment dat de aanvrager de bevestiging ontvangen heeft, is de reservatie bindend en dient de betaling onmiddellijk in orde gebracht te worden.

•          Dat betekent dat de gebruiker:

- zich akkoord verklaart met de bepalingen van dit reglement;

- verklaart dat alle ingevulde gegevens volledig en correct zijn. Indien blijkt dat de

  gegevens niet waarheidsgetrouw zijn, kan het lokaal bestuur afzien van de

  verhuring zonder recht op schadevergoeding voor de organisator;

- extra informatie ontvangt (o.m. handleidingen en technische fiches).

2.2 Verantwoordelijkheden

2.2.1 Vóór het gebruik

•          De gebruiker controleert het lokaal of de zaal bij het betreden. Tekortkomingen en/of schade worden onmiddellijk gemeld aan een medewerker van de dienst vrije tijd. Latere klachten worden niet meer aanvaard.

•          De volledige organisatie van een activiteit zoals klaarzetten van de zaal, in- en uitladen, opstellen en afbreken van de discobar … moet binnen de huurperiode gebeuren.

2.2.2 Tijdens het gebruik

Voorkomen van schade en aansprakelijkheid

•          De gebruiker neemt steeds de nodige maatregelen om beschadiging, inbraak en/of diefstal te voorkomen.

•          Het is verboden ramen, deuren, panelen, muren, vloeren en plafond te voorzien van een hechtingsmiddel. Het aanbrengen van onder andere decoratie, informatie, inkleding dient zo te gebeuren dat er geen schade aan de infrastructuur wordt aangericht.

•          Materiaal dat gebruikt wordt en niet eigen is aan de infrastructuur moet voldoen aan de wettelijke normen op vlak van technische keuringen en milieu-, veiligheids- en brandvoorschriften. Bij gebrek aan de vereiste attesten kan de overeenkomst opgezegd worden en/of de activiteit stilgelegd worden zonder recht op schade- vergoeding voor de gebruiker.

•          De gebruiker mag geen herstellingen/wijzigingen aan de infrastructuur (laten) uitvoe- ren of gebruiksmateriaal vervangen.

•          Het is verboden onrechtmatig te parkeren.

Veiligheid

•          De maximumcapaciteit van de zaal of de lokalen mag niet overschreden worden.

•          Alle toegangswegen moeten bereikbaar blijven voor de hulpdiensten en nooduitgangen moeten steeds vrij blijven van obstakels. De blustoestellen en de toegang tot de technische ruimte dienen steeds gevrijwaard te worden.

Geluidsnormen

De gebruiker waakt erover dat de regelgeving over geluidsnormen voor muziekactiviteiten nageleefd wordt. De muziek mag niet luider zijn dan 95 dB(A) LAeq,15min.

Algemene voorwaarden:

•          Het geluidsniveau wordt gedurende de volledige activiteit (elektronisch versterkte muziek en andere geluiden in de inrichting) gemeten ter hoogte van de mengtafel of een andere representatieve meetplaats.

•          Toetsen mag aan ofwel 102 dB(A) LAmax,slow ofwel 95 dB(A) LAeq,15min.

•          Een duidelijke visuele indicatie van het geluidsniveau dient minstens zichtbaar te zijn voor de verantwoordelijke voor het geluidsniveau.

•          De gebruiker dient gratis oordopjes ter beschikking te stellen.

Bijzondere voorwaarden:

•          Ramen en deuren blijven gesloten om geluidsoverlast voor de buren te vermijden. De nachtrust van de buren moet gerespecteerd worden.

Specifieke bepalingen bij het organiseren van fuiven en feesten

•          Als de burgemeester het nodig acht, organiseert de dienst vrije tijd een veiligheids- overleg met de organisator van het evenement.

•          Fuiven of dansmanifestaties met elektronisch versterkte muziek in het COC zijn beperkt tot maximum 12 per jaar. Het college van burgemeester en schepenen kan op verzoek van dit aantal afwijken.

Algemene gezondheidsbepalingen

•          In alle lokalen en zalen geldt een algemeen rookverbod.

•          Illegale drugs zijn ten strengste verboden. Het tolereren als inrichter kan leiden tot weigering bij een volgende activiteit.

•          Er mogen geen alcoholische dranken geschonken worden aan jongeren onder de 16 jaar en aan ogenschijnlijk dronken personen. Tevens is het verboden om sterke dranken, inclusief alcoholpops, te schenken aan personen onder de 18 jaar.

•          Wanneer iemand alcohol wil kopen of zich laten verstrekken, mag men een bewijs vragen dat deze persoon ouder is dan 16 of 18 jaar.

Herbruikbare bekers en cateringmateriaal

De gebruiker dient de voorschriften zoals opgenomen in de OVAM-wetgeving van de Vlaamse regering rond het gebruik van herbruikbare bekers en cateringmateriaal, in voege sinds 1 januari 2020, te respecteren.

Dieren

Dieren zijn niet toegelaten in de ruimten van het COC. Een uitzondering wordt gemaakt voor assistentiedieren en dieren die een wezenlijk onderdeel vormen van een activiteit of voor- stelling.

Openbare orde en goede zeden

•          Haatdragende of opruiende activiteiten zijn niet toegelaten in het COC.

•          Bij elke aanvraag dient men steeds aan te geven voor welke activiteit de infrastruc- tuur zal aangewend worden. Het college van burgemeester en schepen is steeds gemachtigd te beslissen of een bepaalde activiteit al dan niet mag plaatsvinden.

•          Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de boodschappen die door de gebruiker in het centrum worden verspreid en distantieert zich hier bij voorbaat van.

•          Organisatoren mogen op geen enkele wijze, noch in hun communicatie noch tijdens de activiteit, zelf de indruk wekken dat hun activiteit kadert binnen de officiële programmatie van het COC.

Bestemming en onderverhuring

•          Het is niet toegelaten om in de infrastructuur een tijdelijke of vaste vestigingsplaats in te richten voor zuiver commerciële activiteiten.

•          De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan de gebruikte infrastructuur dan die waarvoor het gebruik werd toegestaan.

•          Het onderverhuren aan derden is niet toegelaten.

Taksen en bijkomende vergoedingen

De gebruiker is als inrichter zelf verantwoordelijk voor het opvolgen van gemeentelijke, provinciale en hogere regelgeving (taksen op vertoningen, auteursrechten ...). Dat geldt niet voor de billijke vergoeding waarvoor het lokaal bestuur een jaartarief betaalt; SABAM dient echter door de gebruiker zelf betaald te worden.

•          Wel een aangifte

De gebruiker moet aangifte doen bij SABAM (nu via UNISONO) voor een activiteit in het COC indien:

- er toegang gevraagd wordt;

- er gebruik wordt gemaakt van een discobar (bal, fuif, souper met afterparty …), ook

  al is de toegang gratis;

- het een live-optreden betreft;

- het om een toneelvoorstelling gaat.

•          Geen aangifte

De gebruiker moet géén aangifte doen bij SABAM (nu via UNISONO) voor een activiteit in het COC indien aan volgende 4 voorwaarden wordt voldaan:

- er wordt gebruikgemaakt van mechanische achtergrondmuziek (dus geen

  livemuziek);

- er wordt gebruikgemaakt van een beperkte muziekinstallatie (dus geen discobar);

- het betreft een activiteit zonder dans (het is wel degelijk achtergrondmuziek);

- er wordt geen toegangsgeld gevraagd (er mag wel een bijdrage voor een maaltijd

  worden gevraagd, zolang het menu niet meer dan 50 euro kost).

Het lokaal bestuur betaalt voor dergelijke activiteiten een jaartarief. Concreet gaat het om (feest)maaltijden, tentoonstellingen, koffietafels, ledenfeesten, recepties …

Meer info op www.unisono.be

2.2.3 Na het gebruik

Opruimen

De schoonmaak na afloop van de activiteit is in de prijs inbegrepen. De gebruiker dient er evenwel over te waken dat:

•          de ruimte(n) worden opgeruimd en in originele opstelling worden achtergelaten;

•          tafels en stoelen netjes worden achtergelaten en volgens plan terug in de berging te plaatsen;

•          de toog in de foyer en/of de keuken netjes worden achtergelaten als daarvan gebruik gemaakt werd;

•          materialen of voorwerpen die niet tot de infrastructuur behoren, verwijderd worden;

•          de lichten gedoofd worden (uitgezonderd de veiligheidsverlichting);

•          alle ramen en deuren gesloten worden.

De gebruiker sorteert het afval en gebruikt daarvoor de beschikbare containers (gft, pmd, glas, papier/karton, restafval). Bij sluikstorten wordt een boete aangerekend van € 150, inclusief btw.

Meldingsplicht bij gebreken, schade of verlies

Eventuele schade, diefstal en/of andere tekortkomingen dient de gebruiker onmiddellijk na de activiteit te melden aan de dienst vrije tijd.

2.3 Verzekeringen en aansprakelijkheid

•          Het lokaal bestuur heeft volgende verzekeringen afgesloten:

- een algemene verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor het gebruik van de

  infrastructuur;

- een brandverzekering;

- een verzekering objectieve aansprakelijkheid, brand en ontploffing.

•          Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor:

- lichamelijke en stoffelijke schade aan derden naar aanleiding van het toegestane

  gebruik;

- voor verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke bezittingen van gebruikers en

  bezoekers.

2.4 Toegangssysteem

•          Sleutels/buttons worden afgehaald en teruggebracht bij de dienst vrije tijd binnen de openingsuren.

•          Sleutels/buttons worden op persoonsniveau overhandigd door de dienst vrije tijd en uiterlijk één werkdag voor de geplande activiteit. Per gebruiker worden geen  bijkomende sleutels/buttons verstrekt. Indien een sleutel/button niet wordt ingeleverd of verloren gaat, zal € 25/sleutel of € 15/button aangerekend worden via factuur.

•          De persoon die de sleutels/buttons komt halen, is verantwoordelijk voor het correcte gebruik hiervan.

2.5 Tickets en inkomkaarten

De organisator staat zelf in voor de ticketverkoop van zijn activiteit / evenement.

2.6 Horeca

Deze modaliteiten moeten nog verder besproken en uitgewerkt worden.

2.7 Bijkomende diensten

Deze modaliteiten moeten nog verder besproken en uitgewerkt worden.

2.8 Technische apparatuur en ondersteuning

De bediening van de geluids-, licht-, beeld- en andere theatertechnische apparatuur gebeurt enkel door de gemeentelijke theatertechnicus, desgevallend een extern professioneel technicus of door een technisch onderlegd persoon waarvoor gebruiksfiches voorhanden zijn.

2.9 Betwistingen en niet-voorziene gevallen

•          Betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement moeten schriftelijk of per e-mail bezorgd worden, uiterlijk vijf werkdagen nadat de gebruiker over het betwiste feit in kennis is gesteld.

•          Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing over alle betwiste en in dit reglement niet-voorziene gevallen.