Classificatie: 3.3
Feiten en context
Op 24 november 2022 werden het beheer- en herbestemmingsplan voor Fort 2 goedgekeurd door de gemeenteraad. Om hier de komende jaren concreet mee aan de slag te gaan, wordt voorgesteld een beheerraad voor Fort 2 op te richten naar analogie met de beheerraad voor de bibliotheek. In navolging van de adviesraden wordt er één reglement opgemaakt voor deze beheerraad.
Juridische gronden
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, laatst gewijzigd op 17 februari 2023, meer bepaald de artikelen 40 § 3, 41 °13, 56 § 1 en 304 § 3.
Wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt.
Argumentatie
De gemeente Wommelgem, eigenaar van Fort 2, wil met de uitwerking van een beheer- en herbestemmingsplan een integrale langetermijnvisie voor de fortsite uitrollen. Belangrijk is om natuur-, erfgoed- en gebruikswaarden elk in harmonie een plaats te geven op de site. Een opwaardering en renovatiewerken zijn noodzakelijk om het toekomstig gebruik van de site te garanderen. De budgetten dienen hiervoor te worden geconcretiseerd in de strategische meerjarenplanning van het lokaal bestuur. Gezien deze plannen een termijn van 24 jaar bestrijken, is een draagvlak over verschillende legislaturen heen noodzakelijk om deze plannen te kunnen realiseren.
Eén van de eerste actiepunten uit het herbestemmingsplan is de aanstelling van een coördinator voor Fort 2 en de oprichting van een beheerorgaan om de toekomstplannen in goede banen te leiden. Voor de invulling van de rol van coördinator werkt Regionaal Landschap de Voorkempen een voorstel uit. Voor de oprichting van een beheerorgaan wordt er gekeken naar een gelijkaardig orgaan zoals de beheerraad van de bib.
De samenstelling van de beheerraad van Fort 2 kan bestaan uit 14 leden waarvan 7 vertegenwoordigers vanuit politieke partijen en 7 afgevaardigde gebruikers en belanghebbenden waaronder:
● 1 afgevaardigde van Vriendenkring Gemeentelijk Domein Fort 2 vzw;
● 1 afgevaardigde van de Werkgroep Gidsen Fort 2;
● 1 afgevaardigde van Natuurpunt vzw;
● 1 afgevaardigde van Regionaal Landschap de Voorkempen vzw;
● 3 afgevaardigden van verschillende verenigingen, buurtbewoners en/of eventorganisatoren van Fort 2.
Er dient bekeken te worden op welke manier informatie met ANB (Agentschap Natuur en Bos) en AOE (Agentschap Onroerend Erfgoed) uitgewisseld zal worden.
Financiële weerslag
Geen
Besluit
Fort 2: Reglement beheerraad - Goedkeuring
16 stemmen voor: Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Lise Poelemans, Jan Herthogs, Lode Stevens, Lindsey Kees, Ann Gillis, Jonas Celis, Vera Govaerts, Yve Staes, Ludo van der Velden, Eva Pierets, Koen Roskams, Kelly Joris en Frank Gys.
Het reglement voor de beheerraad van Fort 2 goed te keuren als volgt:
Artikel 1: Oprichting
Er wordt een beheerorgaan opgericht dat als opdracht krijgt de inrichtende overheid (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen) bij te staan bij de uitvoering van het beheer- en herbestemmingsplan van Fort 2.
Artikel 2: Omvang
Fort 2, gelegen aan de Fort II straat, 2160 Wommelgem.
Artikel 3: Doel
De gemeente Wommelgem, eigenaar van Fort 2, wil met de uitwerking van een beheer- en herbestemmingsplan een integrale langetermijnvisie voor de fortsite uitrollen. Belangrijk is natuur, erfgoed en gebruik in harmonie elk hun plaats te geven op de site. Een opwaardering en renovatiewerken zijn noodzakelijk om het toekomstig gebruik van de site te garanderen. De budgetten dienen hiervoor te worden geconcretiseerd in de strategische meerjarenplanning van de gemeente.
Artikel 4: Bevoegdheden en verplichtingen
De beheerraad heeft inspraak- en adviesrecht over alle aspecten van het beheer van Fort 2 (natuur, erfgoed, gebruik, financieel beleid, …) en in het bijzonder over de beheer- en herbestemmingsplannen met betrekking tot Fort 2.
Om zijn bevoegdheden daadwerkelijk te kunnen uitoefenen, heeft de beheerraad recht op informatie ten aanzien van alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid over Fort 2 (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen).
De beheerraad stelt, samen met de gemeentelijke ambtenaar verantwoordelijk voor Fort 2, een jaarlijks actieplan op ter uitvoering van de strategische meerjarenplanning. Dit actieplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. De beheerraad stelt ook, samen met de verantwoordelijke ambtenaar, jaarlijks een werkingsverslag op dat beschrijft hoe het actieplan in het voorbije jaar werd uitgevoerd en legt dat ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen voor. Eventuele afwijkingen ten aanzien van het actieplan worden uitdrukkelijk gemotiveerd.
Artikel 5: Samenstelling
De beheerraad bestaat uit 14 leden en wordt samengesteld volgens formule 9B van de wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt.
Het aantal leden van de beheerraad dat afgevaardigd wordt door het gemeentebestuur bedraagt de helft van het totaal aantal leden. De andere helft bestaat uit afgevaardigden van gebruikers en filosofische en ideologische strekkingen.
De politieke vertegenwoordiging wordt samengesteld op basis van de politieke verhoudingen in de gemeenteraad (toepassing systeem d’Hondt). De politieke partijen die geen vertegenwoordiger zouden toegewezen krijgen volgens dit systeem, hebben recht op één vertegenwoordiger met raadgevende stem. De aldus bekomen raadgevende vertegenwoordigers worden niet begrepen in hogergenoemd aantal leden.
Ten hoogste twee derde van de leden van de beheerraad mag van hetzelfde geslacht zijn, anders kan er niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
De leden van de beheerraad worden benoemd door de gemeenteraad.
De schepen van Fort 2 en de verantwoordelijk ambtenaar zijn adviserende, niet stemgerechtigde leden van de beheerraad.
De beheerraad kan personen die geen lid zijn, omwille van hun deskundigheid / hoedanigheid uitnodigen. Zij hebben slechts een raadgevende stem.
Artikel 6: Voorzitter / ondervoorzitter / secretaris
Alle stemgerechtigde leden van de beheerraad kunnen zich kandidaat stellen voor het mandaat van voorzitter of ondervoorzitter. De beheerraad kiest onder de kandidaten, bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid, een voorzitter en een ondervoorzitter. Eén van beide behoort tot de leden uit de politieke fracties en één tot de afgevaardigden van de gebruikers.
De voorzitter draagt de eindverantwoordelijkheid voor de goede werking van de beheerraad. De ondervoorzitter neemt deze verantwoordelijkheid over op momenten dat de voorzitter onbeschikbaar is. Voorzitter en ondervoorzitter blijven in functie tot zij zelf ontslag nemen of door de beheerraad of gemeenteraad uit hun functie ontheven worden.
De verantwoordelijk ambtenaar neemt automatisch de functie van secretaris op. Bij afwezigheid van de verantwoordelijk ambtenaar kan een ander personeelslid van het lokaal bestuur de functie van secretaris opnemen.
Artikel 7: Lidmaatschap
Na de installatie van de nieuwe gemeenteraad moet de beheerraad opnieuw samengesteld worden. De vroegere beheerraad blijft in functie tot de nieuw samengestelde beheerraad is geïnstalleerd. Het lidmaatschap mag niet langer duren dan 6 jaar, maar is hernieuwbaar.
Zetelende leden van de beheerraad worden automatisch ontslagen wanneer de gemeenteraad een nieuwe samenstelling van de raad goedkeurt waarop hun naam niet meer voorkomt.
Verder kan de hoedanigheid van een lid verloren gaan door:
a) ontslag door het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van de beheerraad meegedeeld te worden;
b) verhuis naar een andere gemeente dan Wommelgem;
c) overlijden of rechtsonbekwaamheid;
d) indiensttreding als medewerker van het lokaal bestuur.
Indien de beheerraad meent dat één van de leden niet meer in aanmerking komt om deel uit te maken van de vergadering, bijvoorbeeld wegens hoge absentie, kan de beheerraad beslissen om een advies in te dienen bij de gemeenteraad om het lid in kwestie te vervangen.
Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt, wordt zo spoedig mogelijk in de opvolging voorzien. Bij de opvolging moet rekening gehouden worden met de correcte samenstelling van de beheerraad zoals voorzien in artikel 5.
Alle mandaten in de beheerraad worden kosteloos waargenomen.
Artikel 8: Vergaderingen
De beheerraad vergadert minimaal twee keer per jaar. De voorzitter, secretaris en de schepen plannen de vergaderingen in onderling overleg.
De uitnodiging met de vermelding van de agenda moeten minstens één week voor de vastgestelde datum bij de leden toekomen. Elk lid kan verzoeken om een punt op de agenda te plaatsen. Dringende punten kunnen bij 2/3de meerderheid van de aanwezige leden bij het begin van de vergadering aan de agenda toegevoegd worden.
Indien een lid niet aanwezig kan zijn op een vergadering dient hij/zij de secretaris vooraf op de hoogte te brengen. Indien er te veel verontschuldigingen zijn kan er beslist worden om de vergadering naar een ander tijdstip te verplaatsen.
De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter of door de ondervoorzitter bij afwezigheid van de voorzitter. Bij afwezigheid van beiden wordt het voorzitterschap door het oudste lid van de beheerraad waargenomen.
De secretaris bereidt de vergaderingen voor en is verantwoordelijk voor het verslag. Binnen redelijke termijn wordt het verslag gemaakt en opgestuurd naar alle leden. Dit verslag wordt ter goedkeuring voorgelegd op de daaropvolgende vergadering.
Het beheerorgaan kan enkel geldig beslissen wanneer de helft van haar stemgerechtigde leden aanwezig is. Wordt dat aantal niet bereikt dan worden de leden binnen de veertien dagen en voor dezelfde agenda opnieuw samengeroepen. De aanwezige leden bepalen datum en tijdstip van de nieuwe vergadering. Deze vergadering zal dan geldig kunnen beslissen ongeacht het aantal aanwezige leden.
Artikel 9: Werkgroepen
Voor de voorbereiding van complexe dossiers kunnen werkgroepen worden opgericht. Daartoe dient de beheerraad autonoom te beslissen.
De beheerraad beslist welke leden worden aangesteld. Alle leden hebben het recht deel te nemen aan een werkgroep.
De oproeping, aanwezigheid, besprekingen en eventuele beraadslagingen en stemmingen gebeuren zoals in de beheerraad zelf.
Van iedere werkgroepvergadering wordt verslag opgemaakt door de secretaris. Dit verslag wordt bij de agenda van de volgende vergadering gevoegd.
Artikel 10: Publicatie
Een exemplaar van dit reglement wordt digitaal ter beschikking gesteld van alle inwoners van Wommelgem op de website van Wommelgem.