Bibliotheek: Gebruiksreglement polyvalente zaal Annemie Dierckx Peter Wouters Vera Govaerts Kelly Joris Jef Vervaele-Breugelmans Ann Gillis Eric Willems Rudy Roodhooft Lode Stevens Hilde Berckmans Alex Helsen Jan Herthogs Yve Staes Ludo van der Velden Lise Poelemans Dirk Somers Marijke Deroover Frank Gys Ludo Neyens Ann Theys Annemie Dierckx Peter Wouters Vera Govaerts Kelly Joris Jef Vervaele-Breugelmans Ann Gillis Eric Willems Rudy Roodhooft Lode Stevens Hilde Berckmans Alex Helsen Jan Herthogs Yve Staes Ludo van der Velden Lise Poelemans Dirk Somers Frank Gys Ludo Neyens Ann Theys Ann Gillis Eric Willems Ann Theys Lode Stevens Rudy Roodhooft Vera Govaerts Peter Wouters Lise Poelemans Dirk Somers Hilde Berckmans Alex Helsen Kelly Joris Ludo Neyens Frank Gys Jef Vervaele-Breugelmans Yve Staes Jan Herthogs Ludo van der Velden Annemie Dierckx aantal voorstanders: 14 , aantal onthouders: 5 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Classificatie: 7.73
Feiten en context
Er wordt een nieuw gebruiksreglement voorgesteld waarin de modaliteiten en voorwaarden voor het huren van de polyvalente zaal van de bibliotheek worden bepaald. Hierbij werd rekening gehouden met de reeds bestaande en goedgekeurde gebruiksreglementen voor andere locaties binnen grondgebied Wommelgem.
Het aanpassen van het reglement werd reeds op de beheerraad van de bibliotheek besproken in november 2018. Aanpassingen werden toen uitgesteld.
Het retributiereglement van de polyvalente zaal is aangepast in de gemeenteraad van 19 december 2019, samen met het retributiereglement van de feestzaal van Fort 2 en de Sint-Janskapel.
Juridische gronden
Art. 40 van het decreet lokaal bestuur § 3.
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Met behoud van de toepassing van de federale wetgeving in verband met de bevoegdheid van de gemeenteraad om politieverordeningen vast te stellen, kunnen de reglementen onder meer betrekking hebben op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente.
Adviezen
Het reglement is op 21/9/2020 besproken op de beheerraad van de bibliotheek. De beheerraad geeft een positief advies voor het aanpassen van het gebruiksreglement van de polyvalente zaal.
Argumentatie
Het verhuurreglement voldoet niet meer aan de huidige noden en het actuele gebruik.
Volgens het oude reglement kan de zaal enkel door de beheerraad van de bibliotheek gebruikt worden als vergaderruimte. Momenteel vergaderen veel meer organisaties in deze zaal. In het nieuwe reglement zijn vergaderingen van cultuurverenigingen toegestaan.
In het oude reglement wordt er nog gesproken van een waarborg. In het retributiereglement van 1/1/2020 wordt er geen waarborg meer gevraagd.
De verhuurperiode is aangepast van 10.00 tot 10.00 uur naar maandag t.e.m. zaterdag van 8.00 tot 23.00 uur, per dagdeel van 5 uur.
In het oude reglement stond vermeld dat er geen dranken geschonken mochten worden in de zaal. Dit was tegenstrijdig met het aanbod. Er staat standaard water in de zaal. Regelmatig is er de vraag om eigen dranken mee te brengen (bv. voor een nieuwjaarsdrink). In het nieuwe reglement staat duidelijk dat er geen eigen dranken zijn toegestaan. Water, koffie (koffiezet) en thee (waterkoker) zijn aanwezig en worden gratis aangeboden.
Andere artikels zijn gebaseerd op het gebruikersreglement van de feestzaal van Fort 2 en Sint-Janskapel. Op deze manier komt er meer eenheid in de verhuurreglementen.
Financiële weerslag
Geen
Besluit
Bibliotheek: Gebruiksreglement polyvalente zaal
14 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Lise Poelemans, Lode Stevens, Dirk Somers, Ann Gillis, Vera Govaerts, Eric Willems, Peter Wouters, Rudy Roodhooft, Hilde Berckmans en Kelly Joris.
5 onthoudingen: Jan Herthogs, Annemie Dierckx, Jef Vervaele-Breugelmans, Yve Staes en Ludo van der Velden.
Volgend reglement goed te keuren:
Artikel 1
Dit gebruiksreglement is van toepassing vanaf november 2020 en vervangt alle voorgaanden.
Artikel 2
De zaal kan gehuurd worden door zowel verenigingen en inwoners van Wommelgem alsook door verenigingen en inwoners van buiten Wommelgem.
De polyvalente zaal kan enkel gehuurd worden voor culturele activiteiten (met uitzondering van sport- en bewegingsactiviteiten) en vergaderingen van cultuurverenigingen.
Activiteiten tijdens de openingsuren van de bibliotheek mogen de werking van de bibliotheek niet storen.
De van toepassing zijnde tarieven worden vastgesteld in het retributiereglement.
Artikel 3
Het huren van deze locatie dient minimaal twee weken op voorhand aangevraagd te worden via het digitaal loket. Mondelinge of schriftelijke aanvragen worden niet aanvaard. Wanneer de digitale aanvraag binnen komt, wordt de beschikbaarheid van de gevraagde locatie gecontroleerd waarna een bevestiging alsook betaalopdracht wordt opgemaakt.
Artikel 4
Huur van de zaal is mogelijk van maandag t.e.m. zaterdag elke dag van 8.00 tot 23 uur, per dagdeel van 5 uur.
Artikel 5
Het is absoluut verboden :
• De zaal door te verhuren of af te staan aan andere personen of verenigingen
• Aan de buitenzijde van het gebouw publiciteit van welke aard dan ook aan te brengen
• Vuurwerk af te steken of met voorwerpen te werpen, tuigen te laten ontploffen of knallen
• De orde of de veiligheid te verstoren of het normaal verloop van het gebruik te hinderen
• De toestand van de lokalen te wijzigen
• De noodverlichting uit te schakelen en of de nooduitgangen te versperren
• De rust van de omgeving te verstoren
• Drank mee naar buiten te nemen
• Licht ontvlambare stoffen de ruimte binnen te brengen
• In de ruimte te overnachten
• Te roken
Artikel 6
In de zaal kunnen maximum 50 personen (lezingopstelling) ontvangen worden. De organisatie is verantwoordelijk voor de veiligheid en ziet er op toe dat het maximum aantal aanwezigen niet overschreden wordt.
Artikel 7
Het huren van deze locatie kan aangevraagd worden vanaf 1 kalenderjaar voor de gevraagde huurperiode.
Artikel 8
Activiteiten van de bibliotheek en het lokaal bestuur hebben steeds voorrang op andere aanvragen.
Artikel 9
Bij verhuur buiten de openingsuren van de bibliotheek heeft de huurder een sleutel nodig.
De overhandiging van de sleutel kan tijdens de openingsuren van de bib of op afspraak met een bibmedewerker.
Een betaalbewijs dient voorgelegd te worden alvorens de sleutel overhandigd wordt.
Artikel 10
• In de zaal zijn er 10 tafels en 50 stoelen ter beschikking. De huurder zet zelf de tafels en/of stoelen in de gewenste opstelling.
• Water, koffiezet en waterkoker zijn aanwezig. De drank is gratis, koffie en thee zijn zelf te zetten. Eigen dranken zijn niet toegelaten.
• Beamer (hdmi-aansluiting) en scherm zijn aanwezig.
Artikel 11
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor brand, vernietiging, diefstal of verlies van materiaal meegebracht door de huurder, zijn aangestelden of medewerkers. Noch voor om het even welke schade eraan toegebracht door wie ook tijdens aanwezigheid van het materiaal in het gebouw.
Het is niet toegelaten om materialen voor langere tijd achter te laten in de zaal. Uitzonderingen kunnen besproken worden met de bibliothecaris. Het achterlaten van materialen is op eigen risico.
Artikel 12
De huurder is aansprakelijk voor al wat met het gebruik van de zaal en de organisatie van de activiteit /evenement gepaard gaat. Bijgevolg neemt hiervan het lokaal bestuur geen verbintenissen, noch kosten op zich. Zo zijn ondermeer auteursrechten, billijke vergoedingen en andere taksen ten laste van de huurder.
Artikel 13
Het lokaal bestuur wijst uitdrukkelijk alle verantwoordelijkheid af voor eventuele ongevallen die zich zouden voordoen ingevolge het ter beschikking stellen van de lokalen. De gebruikers van de locatie zullen geen verhaal kunnen uitoefenen tegenover het lokaal bestuur Wommelgem voor om het even welke schade of beschadiging van lichamelijke of stoffelijke aard.
Artikel 14
Alle gevallen die niet voorzien zijn in dit reglement zullen beoordeeld worden door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 15
Alle betwistingen tussen de huurder en de verhuurder worden door de rechtbank van Antwerpen beslecht.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.