Meeting.burger Wommelgem

Overzicht punten

Notulen RMW van 23 12 2021

Burgemeestersbesluit aangaande de organisatie en de modaliteiten van de raad voor maatschappelijk welzijn: Bekrachtiging

Motivering

Feiten en context

Het besluit van de burgemeester van 13 december 2021 aangaande de organisatie en de modaliteiten van de raad voor maatschappelijk welzijn luidend als volgt:

Motivering

Feiten en context

Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.

Het koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de afkondiging van de epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus COVID-19 pandemie.

Het koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de nodige maatregelen van bestuurlijke politie teneinde de gevolgen voor de volksgezondheid van de afgekondigde epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus COVID-19 pandemie te voorkomen of te beperken Het koninklijk besluit van 19 november 2021 houdende wijziging van het koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de nodige maatregelen van bestuurlijke politie betreffende de coronavirus COVID-19-pandemie te voorkomen of te beperken.

De zittingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen voortaan zowel fysiek, hybride of digitaal plaatsvinden mits naleving van bepaalde voorwaarden.

Juridische gronden

Nieuwe Gemeentewet, artikel 134, § 1:

In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, ernstige stoornis van de openbare rust of andere onvoorziene gebeurtenissen, waarbij het geringste uitstel gevaar of schade zou kunnen opleveren voor de inwoners, kan de burgemeester politieverordeningen maken, onder verplichting om daarvan onverwijld aan de gemeenteraad kennis te geven [... (opgeh. KB 30 mei 1989, art. 27, I: 1 juni 1989)], met opgave van de redenen waarom hij heeft

gemeend zich niet tot de raad te moeten wenden. [... (opgeh. KB 30 mei 1989, art. 27, I: 1 juni 1989)] Die verordeningen vervallen dadelijk, indien zij door de raad in de eerstvolgende vergadering niet worden bekrachtigd.

Nieuwe Gemeentewet 135, § 2, tweede lid, 5°:

De gemeenten hebben ook tot taak het voorzien, ten behoeve van de inwoners, in een goede politie, met name over de zindelijkheid, de gezondheid, de veiligheid en de rust op openbare wegen en plaatsen en in openbare gebouwen.

Meer bepaald, en voor zover de aangelegenheid niet buiten de bevoegdheid van de gemeenten is gehouden, worden de volgende zaken van politie aan de waakzaamheid en het gezag van de gemeenten toevertrouwd :

...

5° het nemen van passende maatregelen om rampen en plagen, zoals brand, epidemieën en epizoötieën te voorkomen en het verstrekken van de nodige hulp om ze te doen ophouden; ...

Het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 63, eerste lid:

Naast zijn bevoegdheden voor de uitvoering van de politiewetten, politiedecreten, politieverordeningen, politiereglementen en politiebesluiten, voor de bestuurlijke politie op het grondgebied van de gemeente en voor dringende politieverordeningen is de burgemeester bevoegd voor de uitvoering van de wetten, de decreten en de uitvoeringsbesluiten van de federale overheid, het gewest of de gemeenschap tenzij die bevoegdheid uitdrukkelijk aan een ander orgaan van de gemeente is opgedragen.

Argumentatie

In de huidige alarmfase Covid-19 is het niet aangewezen om fysiek te vergaderen waardoor het noodzakelijk geacht wordt de volgende vergadering van zowel gemeenteraad als raad voor maatschappelijk welzijn voorzien voor 23 december 2021 digitaal te laten plaatsvinden.

Financiële weerslag

Geen

Besluit

Artikel 1

De volgende gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn die voorzien zijn voor 23 december 2021 digitaal te laten plaatsvinden.

Artikel 2

De vergaderingen zullen via live-streaming te volgen zijn door pers en publiek. De link wordt voorafgaandelijk bekendgemaakt via de gemeentelijke website.

Artikel 3

De stemmingen zullen plaatsvinden door middel van naamafroeping.

Artikel 4

De algemeen directeur te gelasten met de praktische organisatie.

Artikel 5

Dit besluit zal worden bekendgemaakt zoals beschreven in artikel 285 §1 en 287 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

Artikel 6

Dit besluit ter bekrachtiging voor te leggen aan de gemeenteraad en aan de raad voor maatschappelijk welzijn.

Juridische gronden

Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017

Financiële weerslag

Geen

Besluit

Burgemeesterbesluit - Bekrachtiging
21 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Lise Poelemans, Jan Herthogs, Lode Stevens, Dirk Somers, Jef Vervaele-Breugelmans, Ann Gillis, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Peter Wouters, Yve Staes, Rudy Roodhooft, Hilde Berckmans, Ludo van der Velden, Eva Pierets, Koen Roskams en Kelly Joris.
Enig artikel

Het besluit van de burgemeester van 13 december 2021 aangaande de organisatie en de modaliteiten van de raad voor maatschappelijk welzijn te bekrachtigen.

Publicatiedatum: 18/02/2022

Overzicht punten

Notulen RMW van 23 12 2021

Notulen vorige zitting: Goedkeuring

Motivering

Feiten en context

Het ontwerp van notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 november 2021

Argumentatie

Voor de gedane tussenkomsten en vragen over de geagendeerde punten wordt verwezen naar het audioverslag dat terug te vinden is op de gemeentelijke website.

Er worden geen opmerkingen geformuleerd over het ontwerp van notulen.

Financiële weerslag

Geen

Besluit

Notulen vorige zitting - Goedkeuring
21 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Lise Poelemans, Jan Herthogs, Lode Stevens, Dirk Somers, Jef Vervaele-Breugelmans, Ann Gillis, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Peter Wouters, Yve Staes, Rudy Roodhooft, Hilde Berckmans, Ludo van der Velden, Eva Pierets, Koen Roskams en Kelly Joris.
Enig artikel

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 november 2021 worden zonder opmerkingen goedgekeurd.

Publicatiedatum: 18/02/2022

Overzicht punten

Notulen RMW van 23 12 2021

Personeel: Organigram - Goedkeuring

Motivering

Feiten en context

Op 18 mei 2017 keurde de gemeenteraad het huidige organigram van de gemeente goed.

Op 31 januari 2018 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn het huidige organigram van het OCMW goed.

De financieel directeur werd van rechtswege aangesteld vanaf 23 april 2018.

De gemeenteraad heeft op 24 mei 2018 de algemeen directeur aangesteld.

Vanaf 1 januari 2019 vormt de personeelsformatie geen verplicht instrument meer.

Op 28 februari 2019 keurde de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het gezamenlijk organigram voor gemeente en OCMW goed, alsook de vervanging van de personeelsformatie door minstens een jaarlijkse rapportage aan de raden, waarbij de aanwervingen steeds dienen te kaderen binnen de kredieten voorzien in de beleids- en beheerscyclus.

Adviezen

Positief advies van het MAT op 2 december 2021

Positief advies van het diensthoofdenoverleg op 18 november 2021

Positief advies van de vakorganisaties tijdens het overleg van 24 november 2021

Argumentatie

Uitgangspunten

Met het managementteam werd de opmaak van een voorstel tot een geïntegreerde organisatiestructuur in 2018 stapsgewijs uitgebouwd waarbij de managementleden getracht hebben om deze oefening objectief, zonder naar mensen te kijken, en organisatiebreed, zonder enkel naar de eigen diensten te kijken, te maken. Hierbij werden volgende uitgangspunten gehanteerd:

• Verschillende afdelingen en diensten hadden een één-op-één relatie met een bepaald levensdomein of specialisatie. De samenleving is intussen echter sterk geëvolueerd en we moesten onze organisatie-indeling daar beter op afstemmen. De integratie en een doorgedreven clustering van diensten moeten de klant nog meer centraal plaatsen en de schotten tussen diensten wegnemen. Het doel is een integrale benadering waarbij we een brede visie per beleidsdomein implementeren.

• Meer autonomie en minder hiërarchie is een tendens dat in meer en meer organisaties opduikt. Er werd dan ook gezocht naar een evenwicht tussen enerzijds de toenmalige hiërarchische oriëntatie en anderzijds voldoende autonomie voor de medewerkers. Een matrix-model, een combinatie van in eerste instantie een lijn-staforganisatie met onderliggend een projectorganisatie bood hierop een antwoord.

• Voor de integratie telde de gemeente en het OCMW 9 managementfuncties. Door deze te verminderen, kwamen er niet alleen middelen vrij voor andere organisatienoden in functie van de beleidsdoelstellingen, maar kon er voor de resterende managementfuncties ook voluit ingezet worden op hun leidinggevende rol i.p.v. hun huidige rol als meewerkend diensthoofd. Dit betekent ook dat er van leidinggevenden specifieke competenties verwacht worden die bij aanwerving, interne mobiliteit of bevordering moeten getoetst worden op basis van een psychotechnische toets.

• Het is belangrijk dat het aantal medewerkers die een leidinggevende aanstuurt, goed zit. Een te kleine span of control, leidt tot een veelheid aan leidinggevenden, terwijl een te grote span of control zorgt voor te weinig aansturing en opvolging van medewerkers, met onderpresteren tot gevolg. Als richting wordt vaak 7 rechtstreekse medewerkers naar voorgeschoven als ideale situatie. Dit is echter afhankelijk van een aantal factoren:

° Vaardigheden en capaciteiten van het personeel en van de leidinggevende;

° Complexiteit en diversiteit van uitgevoerde taken;

° Aanwezigheid van gestandaardiseerde procedures;

° De geavanceerdheid van het informatiesysteem van de organisatie;

° De geografische spreiding van de diensten.

In het MAT werd een grondige oefening gemaakt waarbij de huidige organisatiestructuur werd geanalyseerd en de verschillende diensten en producten rationeel werden geclusterd.

Op basis van deze oefening en op basis van de principes van span of control, thematische clustering en meer continuïteit werd het volgende voorgesteld:

• 3 robuuste clusters, Grondgebiedszaken, Vrije tijd en Samenleven en Burger en Welzijn onder coördinatie van een afdelingshoofd (A4);

• De ondersteunende diensten worden gegroepeerd in Interne Organisatie en Dienstverlening, elks met een verschillende invalshoek en onder coördinatie van een stafmedewerker (A1-3);

• Vastgestelde leemtes en tekorten worden in de mate van het mogelijke opgevuld;

• Een kader bieden voor een gestructureerde samenwerking en een efficiëntere personeelsinzet.

Toetsing huidige organisatiestructuur

Het geïntegreerde organigram werd ondertussen geïmplementeerd:

• Medewerkers met een dubbele functie werden, na overleg, georiënteerd naar één functie;

• Een aantal inschalingen en functies kenden of kennen een uitdovend karakter;

• Functies werden ingevuld via interne mobiliteit, bevordering of externe werving. Een aantal medewerkers zijn hierdoor kunnen doorgroeien in de organisatie.

• De openstaande sleutelfuncties werden bottum-down ingevuld zodat respectievelijk de afdelingshoofden en de diensthoofden betrokken kunnen worden bij de samenstelling van hun teams.

Tijdens een overleg met alle diensthoofden werd de huidige organisatiestructuur getoetst aan de vooropgestelde uitgangspunten, alsook aan de werking binnen de realiteit. Uit deze toets bleek dat de uitgangspunten nog steeds actueel zijn. Er kwamen wel volgende aandachtspunten naar voor:

• De stafmedewerker Interne Organisatie gaat op 1 maart 2022 op pensioen waardoor het secretariaat en de personeelsdienst opnieuw ingebed dienen te worden. Ook de opvolging van organisatiebeheersing zal herverdeeld dienen te worden.

• De inbedding van de coördinatie van het cultureel centrum binnen de dienst vrije tijd is niet aangewezen gezien de verschillende werking.

• Het lokaal bestuur beschikt niet langer over gemeentelijk onderwijs of beschikt ook niet over een structurele medewerker voor jongerenwelzijn.

• De coördinatie van de dienst seniorenwelzijn met zowel de coördinatie van de sociale poetsdienst, als van de gezinszorg is niet haalbaar. .

• Dienst Openbare werken bestaat uit slechts één medewerker waardoor onvoldoende de continuïteit gegarandeerd kan worden.

• De werf bestaat uit slechts 2 leidinggevenden voor het volledige team. Hierdoor is niet alleen de span of control te groot, maar kan ook onvoldoende een project- en planmatige werking worden uitgezet.

De samenstelling van het MAT is organisatiedekkend en dient niet aangepast te worden. Samen met het diensthoofdenoverleg, de debriefings van CBS/VB en GR/RMW, alsook het maandelijkse teamoverleg en de jaarlijkse personeelsvergadering werkt de interne overlegstructuur.

Voorstel wijzigingen

• Wegens de pensionering van de stafmedewerker Interne Organisatie zal het secretariaat ingebed worden onder de algemeen directeur. De opdracht zal verruimd worden met de opvolging van organisatiebeheersing, waardoor de dienst omgevormd wordt tot ‘Beleidsondersteuning’.

• De opdracht van de personeelsdienst is verruimd van enkel personeelsadministratie naar tevens personeelsontwikkeling o.l.v. de algemeen directeur. Deze dienst zal dan ook ingebed worden onder haar leiding, alsook omgevormd worden tot ‘Personeel & ontwikkeling’.

• Om pertinent te kunnen inspelen op de uitdagingen van het vrijetijdscentrum en het fort, wordt de dienst vrije tijd uitgesplitst in ‘Cultureel centrum’, ‘Cultuur, erfgoed & ontwikkeling’ en ‘Sport, jeugd & senioren’. Vanuit het vrijetijdsloket en het evenementenloket wordt er administratieve ondersteuning geboden aan deze drie diensten.

• De pedagogisch coördinator van de buitenschoolse kinderopvang wordt apart opgenomen in het organigram.

• Via projectsubsidies trachten we binnen de afdeling Burger & Welzijn een projectwerking op te zetten.

• We zetten in op het Huis van het Kind waarin ook het flankerend onderwijsbeleid zit verankerd.

• De dienst seniorenwelzijn wordt uitgesplitst in administratieve ondersteuning, de coördinatie van de gezinszorg, de coördinatie van de sociale poetsdienst en de mindermobiele centrale.

• De dienst openbare werken en de dienst mobiliteit en lokale economie worden geïntegreerd in één dienst.

• Op basis van een externe audit werd een nieuwe structuur voor de werf uitgetekend met een diensthoofd, alsook een planner en 2 coördinatoren (meewerkende ploegbazen).

• Mits de poetsdienst ook instaat voor o.m. bestellingen en het klaarzetten van vergaderzalen wordt deze dienst omgevormd naar ‘logistiek & onderhoud’.

Naast afdelingshoofden en diensthoofden worden ook de coördinatoren opgenomen in het organigram. Met de functie van coördinator is het niet de bedoeling om de organisatie “hiërarchisch” te verzwaren, maar wel op de ‘span of control’ te optimaliseren. Het accent bij een diensthoofd ligt op de inhoudelijke coördinatie, terwijl bij een coördinator eerder de nadruk op de operationele coördinatie ligt. Rekening houdend met deze nieuwe rol wordt de inschaling (basisschaal of hogere schaal) op functieniveau als volgt gedifferentieerd:

• Afdelingshoofd A4a-A4b: n-1; minimum 15 medewerkers;

• Diensthoofd A1a-A3a: n-2; minder dan 15 medewerkers;

• Diensthoofd B4-5: n-2; minimum 7 medewerkers;

• Diensthoofd B1-3: n-2; minder dan 7 medewerkers;

• Coördinatoren B1-3: n-2 of n-3; ongeacht aantal medewerkers;

• Coördinatoren C4-5 of D4-5: n-2 of n-3; minimaal 4 medewerkers.

Financiële weerslag

Geen

Besluit

Personeel: Organigram - Goedkeuring
21 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Lise Poelemans, Jan Herthogs, Lode Stevens, Dirk Somers, Jef Vervaele-Breugelmans, Ann Gillis, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Peter Wouters, Yve Staes, Rudy Roodhooft, Hilde Berckmans, Ludo van der Velden, Eva Pierets, Koen Roskams en Kelly Joris.
Enig artikel

De wijzigingen aan het gezamenlijk organigram goed te keuren.

Publicatiedatum: 18/02/2022

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Notulen RMW van 23 12 2021

Aanpassing 2 (2021) meerjarenplan 2020-2025: OCMW - Goedkeuring

Motivering

Feiten en context

Op de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2019 werd het initieel meerjarenplan 2020-2025 voor het gedeelte van het OCMW goedgekeurd.

In 2020 werden er twee aanpassingen aan het meerjarenplan goedgekeurd. Een eerste op de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 oktober 2020 en een tweede op 17 december 2020.

Op de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 oktober 2021 werd een derde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 deel OCMW goedgekeurd.

In deze vierde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 deel OCMW, de tweede in 2021, worden de reeds goedgekeurde exploitatie-, investerings- en financieringsbudgetten, van de jaren 2021 tot 2025, grondig geëvalueerd en daar waar nodig aangepast.

Ook worden de gevolgen van gewijzigde grondslagen en assumpties (berekeningsparameters), externe financiële risico’s en buitengewone invloeden op het resultaat worden verwerkt.

Juridische gronden

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018.

Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 26 juni 2018.

Adviezen

Positief advies van het MAT op 2 december 2021.

Positief advies van het vast bureau op 6 december 2021.

Financiële weerslag

De financiële gevolgen worden opgenomen in de decretaal opgelegde documenten, als bijlage aan dit besluit toegevoegd.

Besluit

Aanpassing 2 (2021) MJP 2020-2025: OCMW - Goedkeuring
15 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Lise Poelemans, Lode Stevens, Dirk Somers, Ann Gillis, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Peter Wouters, Rudy Roodhooft, Hilde Berckmans en Kelly Joris.
3 stemmen tegen: Jan Herthogs, Eva Pierets en Koen Roskams.
3 onthoudingen: Jef Vervaele-Breugelmans, Yve Staes en Ludo van der Velden.
Enig artikel

De tweede aanpassing in 2021 van het meerjarenplan 2020-2025 voor het gedeelte van het OCMW goed te keuren.

Publicatiedatum: 18/02/2022

Punt bijlagen/links 5. AMJP 2022-25 Documentatie.pdf

1.1 AMJP 2022-25 Inleiding.pdf

4.1 AMJP 2022-25 OCMW.pdf

1.2 AMJP 2022-25 Strat. nota.pdf

3. AMJP 2022-25 Toelichtingen.pdf

2. AMJP 2022-25 Financiele nota.pdf

4.2 AMJP 2022-25 GEMEENTE.pdf