Meeting.burger Wommelgem

Vergadering bijlagen/links
Conferentie opname

Notulen vorige zitting: Goedkeuring
RDGAT KINA - Tarieven logistieke hulp - Goedkeuring
Organisatiebeheersing: Budgethouderschap - Algemeen kader - Goedkeuring

Gemeente Wommelgem

Notulen RMW van 16 09 2021

Aanwezig:

Hilde Berckmans, voorzitter;

Frank Gys, burgemeester;

Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Kelly Joris, schepenen;

Jan Herthogs, Dirk Somers, Jef Vervaele-Breugelmans, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Yve Staes, Ludo van der Velden, Eva Pierets, raadsleden;

Marijke Deroover, algemeen directeur;

Verontschuldigd:

Lise Poelemans, schepen;

Lode Stevens, Ann Gillis, Peter Wouters, Rudy Roodhooft, raadsleden;

Afwezig:

Bert Peeters, Bart Van Scharen, Mariyam Safi, raadsleden;

Overzicht punten

Notulen RMW van 16 09 2021

Notulen vorige zitting: Goedkeuring

Motivering

Feiten en context

Het ontwerp van notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021.

Argumentatie

Voor de gedane tussenkomsten en vragen over de geagendeerde punten wordt verwezen naar het audioverslag dat terug te vinden is op de gemeentelijke website.

Er worden geen opmerkingen geformuleerd over het ontwerp van notulen.

Financiële weerslag

Geen

Besluit

Notulen vorige zitting - Goedkeuring
15 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Jan Herthogs, Dirk Somers, Jef Vervaele-Breugelmans, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Yve Staes, Hilde Berckmans, Ludo van der Velden, Eva Pierets en Kelly Joris.
Enig artikel

De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 worden zonder opmerkingen goedgekeurd.

Publicatiedatum: 02/11/2021

Overzicht punten

Notulen RMW van 16 09 2021

RDGAT KINA - Tarieven logistieke hulp - Goedkeuring

Motivering

Feiten en context

De oprichting van de Regionale Dienst voor Gezinszorg en Aanvullende Thuiszorg KINA p.v. d.d. 1 januari 2013, waarvan vandaag OCMW Hove, Schelle, Wijnegem, Wommelgem, Nijlen en Schilde deel uitmaken.

Het schriftelijke advies van VVSG van 30 januari 2019 dat stelt dat de RDGAT Kina tot een gemeenschappelijke richtlijn voor de bijdrageberekening van de logistieke hulp binnen de RDGAT KINA dient te komen om te kunnen voldoen aan de wettelijke voorwaarden.

Het beleidsoverleg waarin alle lokale besturen vertegenwoordigd zijn, formuleerde hierover een advies dat ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de individuele besturen.

Juridische gronden

Het Woonzorgdecreet van 15 februari 2019.

Het Besluit van de Vlaamse Regering van 28 juni 2019 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers, bijlage 2, artikel 17 §1 rond de gebruikersbijdrage voor gezinszorg en §2 rond de gebruikersbijdrage voor logistieke hulp.

Adviezen

Positief advies van het beleidsoverleg RDGAT Kina pv van 25 februari 2021 en 15 juni 2021

Argumentatie

Om aan de wettelijke voorwaarden m.b.t. de erkenning als dienst voor gezinszorg te kunnen voldoen, dient de RDGAT Kina pv tot een gemeenschappelijke richtlijn voor de bijdrageberekening van de logistieke hulp binnen de RDGAT KINA te komen.

Op het beleidsoverleg RDGAT van 25/02/2021 en 15/06/2021 werd met een meerderheid van de besturen een consensus bereikt over een gemeenschappelijke richtlijn voor de gebruikersbijdrage voor logistieke hulp binnen de RDGAT KINA.

Deze gemeenschappelijke richtlijn voor de gebruikersbijdrage voor logistieke hulp binnen de RDGAT KINA wordt op volgende wijze vastgelegd: de bijdrage per gepresteerd uur logistieke hulp is gelijk aan de bijdrage voor gezinszorg + 50%, met een maximumbijdrage die gelijk is aan het nettobedrag van de dienstencheque na fiscale aftrek (huidig bedrag= € 7,20).

Bij de bijdrageberekening wordt geen maximumgrens qua inkomsten gehanteerd.

Voor OCMW Wommelgem zijn er geen wijzigingen omdat het bestuur deze tarieven en richtlijnen reeds hanteerde.

Het voorstel is om de nieuwe gemeenschappelijke richtlijn voor de gebruikersbijdrage logistieke hulp vanaf 1 januari 2022 toe te passen binnen de zes secties van de RDGAT KINA.

Financiële weerslag

Geen

Besluit

RDGAT KINA - Goedkeuring
15 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Jan Herthogs, Dirk Somers, Jef Vervaele-Breugelmans, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Yve Staes, Hilde Berckmans, Ludo van der Velden, Eva Pierets en Kelly Joris.
Artikel 1

De gebruikersbijdrage voor logistieke hulp binnen de RDGAT KINA vast te leggen op het bedrag van de bijdrage voor gezinszorg, vermeerderd met 50%, met een maximumbijdrage die gelijk is aan het nettobedrag van de dienstencheque na fiscale aftrek (huidig bedrag = €7,20) met ingang van 1 januari 2022.

Artikel 2

Goed te keuren dat bij de bijdrageberekening geen maximumgrens qua inkomsten wordt gehanteerd.

Publicatiedatum: 02/11/2021

Overzicht punten

Notulen RMW van 16 09 2021

Organisatiebeheersing: Budgethouderschap - Algemeen kader - Goedkeuring

Motivering

Feiten en context

Het budgethouderschap of gedelegeerd budgethouderschap werd tot op heden, onder deze benaming, in onze besturen nog niet gebruikt.

Op de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 23 juni 2009 werd in de beslissing waarin de definiëring van het begrip 'Dagelijks bestuur' werd vastgesteld, wel voorzien in een delegatie.

Alle verrichtingen tot een bedrag van 2.500,00 euro (excl. BTW) in het kader van het 'Dagelijks bestuur' werden gedelegeerd aan de OCMW-secretaris.

Feitelijk werd budgethouderschap al sinds midden 2009 toegepast in het OCMW onder de benaming van delegatie van 'Dagelijks bestuur'.

In de gemeente werden tot op heden gelijkaardige delegaties niet toegepast.

In het kader van de integratie tussen gemeente en OCMW is het aangeraden eenzelfde regeling voor beide entiteiten te hanteren.

Het gemeente- en OCMW-decreet beschreven het budgethouderschap en bepaalden in welke gevallen en aan wie het budgethouderschap gedelegeerd kon worden.

Deze regeling werd niet meer opgenomen in het decreet lokaal bestuur.

Dit betekent niet dat lokale besturen niet meer kunnen opteren voor budgethouderschap.

Het lokaal bestuur zal wel, in het kader van het organisatiebeheersingssysteem zelf een regeling moet uitwerken

Juridische gronden

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

Het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus.

Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 over de beleids- en beheerscyclus.

De gemeenteraadsbeslissing van 29 april 2021waarin het begrip dagelijks bestuur werd vastgesteld.

Adviezen

Positief advies van het MAT op 23 augustus 2020.

Argumentatie

Budgethouderschap is een belangrijk hulpmiddel om op een efficiënte, transparante en verantwoorde wijze dagelijkse uitgaven, die bijdragen tot de realisatie van de beleidsdoelstellingen en acties van het meerjarenplan, zonder veel formaliteiten uit te voeren.

Hierbij worden de basisprincipes van modern bestuur, zijnde eigenaarschap, verantwoordelijkheid en verantwoording toegepast.

Budgethouderschap heeft als doel:

• De betrokkenheid van medewerkers te verhogen en hen meer verantwoordelijkheid te geven;

• Het kostenbewustzijn bij medewerkers verder aan te scherpen;

• Verantwoordelijkheid te geven op het juiste niveau, dicht bij de werkvloer;

• Eigenaarschap te stimuleren op het juiste niveau om zo sneller en efficiënter

te kunnen werken;

• De nadruk te leggen op rapportering en monitoring inzake het budgethouderschap

i.p.v. het doorlopen van tijdrovende manuele en digitale goedkeuringsprocedures met veel tussenstappen.

Om de werking van de diensten nog beter en efficiënter te kunnen organiseren, is het daarom noodzakelijk een visie te ontwikkelen met betrekking tot het budgethouderschap.

Momenteel is het college van burgemeester en schepenen/vast bureau de enige budgethouder.

Dit wil zeggen dat alle handelings- en handtekeningbevoegdheden voor verrichtingen in het kader van het 'Dagelijks bestuur' enkel door het college van burgemeester en schepenen/vast bureau of een gedelegeerde van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau, kunnen uitgevoerd worden.

Met budgethouderschap kan een gedeelte van deze handelings- en handtekeningsbevoegdheid aan de algemeen directeur gedelegeerd worden.

Deze kan het budgethouderschap verder subdelegeren aan andere personeelsleden, wel steeds rekening houdend met het organogram.

Een eerste stap met betrekking tot de invoering van budgethouderschap kan de delegatie van de handelings- en handtekeningbevoegdheden voor bestelbonnen met een geraamd bedrag onder een welbepaald grensbedrag zijn.

In 2019 en 2020 werd er vastgesteld dat +/- 60 à 70 % van de verwerkte bestelbons een geraamd bedrag had lager dan 500,00 euro (incl. BTW).

Met een delegatiebevoegdheid aan de algemeen directeur of een ander gedelegeerd personeelslid voor bestelbons tot een geraamd grensbedrag van 500,00 euro (incl. BTW), kan ongeveer 60% van de jaarlijkse bestellingsaanvragen efficiënter verwerkt worden omdat de verwerkingssnelheid daalt van 4 à 5 dagen tot 1 dag.

We merken ook dat er meer en meer kleinere aankopen contant of via online-betaling moeten gebeuren.

Met de bestaande cash-provisierekeningen voor geringe exploitatie-uitgaven kan dit niet altijd opgelost worden.

Daarenboven trachten wij via allerlei inspanningen onze organisatie zo cash-free mogelijk te maken.

Door de bestaande cash-provisierekeningen te vervangen door nieuwe provisiebankrekeningen voor geringe exploitatie-uitgaven kan wel tegemoet gekomen worden aan de behoefte om veilig en cash-free contant te betalen en/of online aan te kopen en te betalen.

Als dan enkel nog aan budgethouders een provisiebankrekening voor geringe exploitatie-uitgaven kan toegestaan worden en het bedrag voor deze geringe exploitatie-uitgaven gelimiteerd wordt tot maximaal 500,00 euro, kan het gebruik van deze provisiebankrekening volledig ingenesteld worden in het budgethouderschap.

Uiteraard zal de effectieve toepassing van de handelings- en handtekeningbevoegdheid voor bestelbonnen tot een geraamd bedrag van 500,00 euro (incl. BTW) en het effectief gebruik van de provisiebankrekening voor geringe exploitatie-uitgaven, beide met betrekking tot het budgethouderschap, kort opgevolgd worden door de financieel directeur.

De algemeen directeur zal via de organisatiebeheersing ook jaarlijks rapporteren over het budgethouderschap.

Na evaluatie kan het toepassingsgebied van het budgethouderschap steeds gewijzigd worden.

Financiële weerslag

Geen

Besluit

Budgethouderschap - Goedkeuring
15 stemmen voor: Frank Gys, Ann Theys, Ludo Neyens, Alex Helsen, Jan Herthogs, Dirk Somers, Jef Vervaele-Breugelmans, Siggy Leenaards, Vera Govaerts, Eric Willems, Yve Staes, Hilde Berckmans, Ludo van der Velden, Eva Pierets en Kelly Joris.
Enig artikel

Budgethouderschap voor exploitatie-uitgaven tot een geraamd maximaal bedrag van 500 euro (incl. BTW) in te voeren volgens bijhorend schema.

Publicatiedatum: 02/11/2021